Rédiger un PV de comité d’entreprise : mode d’emploi

Vous le savez déjà : on ne peut échapper à la rédaction du fameux procès-verbal de comité d’entreprise. Pour toutes les entreprises de plus de 50 salariés, il est incontournable et parfois source d’ennuis. Les obligations légales sont pourtant relativement simples lorsque bien comprises et la délégation à un prestataire professionnel peut vous épargner quelques tracas. Prenons quelques minutes pour clarifier la situation.

Le procès-verbal (PV) de comité d’entreprise (CE) est un document obligatoire réglementé par le Code du travail. Il est donc indispensable de connaître les obligations légales qui s’appliquent à sa rédaction et à sa diffusion. Mais il n’est pas toujours évident de s’y retrouver au milieu des contraintes légales. Par qui doit-il être rédigé ? Comment ? Dans quels délais ? Et que doit-il contenir ?

 

Rédiger un PV de CE : tout ce qu’il faut savoir

Pas de panique. On a épluché les principaux textes de loi à votre place, en voici un compte rendu pour vous épargner une lecture fastidieuse !

Le secrétaire du CE, seul responsable de la rédaction du procès-verbal

La loi désigne nommément le secrétaire du comité d’entreprise en tant que seul responsable légal de la rédaction du PV (article R2325-3 du Code du travail). Il est le seul à devoir apposer sa signature en dernière page du PV. L’employeur se rend d’ailleurs coupable d’un délit d’entrave s’il cherche à contrôler la rédaction du PV.

« Les délibérations des comités d’entreprise sont consignées dans des procès-verbaux établis par le secrétaire et communiqués à l’employeur et aux membres du comité. » – Article R2325-3

Or rédiger un procès-verbal de CE est une tâche particulièrement contraignante et chronophage qui pèse sur le secrétaire. La loi prévoit donc la possibilité de la déléguer à un prestataire extérieur (article D2325-3-2), sur décision de l’employeur ou de la délégation du personnel au comité d’entreprise.

 

Enregistrement et prise de notes par un prestataire : dispositions légales

Afin de faciliter la rédaction du PV, l’enregistrement de la réunion et la sténographie par un prestataire extérieur sont autorisés sous certaines conditions. D’ailleurs, lorsque cette décision est prise par le CE, l’employeur ne peut s’y opposer, sauf lorsque les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel (article D2325-3-2). Le prestataire extérieur est bien entendu tenu à la même obligation de confidentialité.

À noter que, à défaut d’un accord conclu entre l’employeur et les élus du comité d’entreprise, les frais liés à l’enregistrement et la sténographie doivent être pris en charge par l’employeur lorsque la décision relève de ce dernier (article D2325-3-2).

 

Les avantages à recourir à un prestataire pour rédiger un PV de CE

Les avantages à faire appel à une société prestataire pour rédiger les PV de CE sont multiples :

1. Au cours de la séance – Le secrétaire échappe au fastidieux travail de prise de notes. Soulagé de cette charge, il est donc plus disponible et plus actif.
2. Après la séance – La délégation du travail de rédaction alloue un gain de temps précieux au secrétaire après la tenue du CE. De plus, elle garantit un compte rendu plus impartial et plus objectif, dégagé des éventuelles pressions subies en interne.
3. Enfin, les PV sont communiqués plus rapidement aux instances représentatives du personnel (IRP) et aux salariés, d’où un dialogue social facilité.

 

Que doit contenir un procès-verbal de CE ?

Le PV doit rendre compte des échanges ayant eu lieu pendant la tenue du CE. Du compte rendu exhaustif à la synthèse approfondie, il n’est pas toujours évident de déterminer le niveau de détail le plus approprié pour le compte rendu de votre réunion. La loi se contente de définir un cadre a minima pour le contenu des PV (article D2325-3-1).

« A défaut d’accord, le procès-verbal établi par le secrétaire du comité contient au moins le résumé des délibérations du comité et la décision motivée de l’employeur sur les propositions faites lors de la précédente réunion. » – Article D2325-3-1

Le secrétaire est donc assez libre dans le niveau de finesse du compte rendu des débats. Dans la pratique, les PV de CE sont bien souvent plus détaillés que ce que préconise la loi. De manière générale, le procès-verbal doit inclure :

• en page de garde :
  • le nom complet du comité d’entreprise
  • la date, l’heure et le lieu de la réunion
  • la liste des participants (avec leur fonction), des absents et excusés, et des invités
• tous les points à l’ordre du jour de la réunion
• le compte rendu des échanges relatifs aux différents points de l’ordre du jour, ainsi que les propositions émises par les membres du CE
• les informations communiquées par l’employeur et ses réponses aux points abordés lors du comité précédent
• le résultat des votes des résolutions, en veillant à bien indiquer : le nombre de votants, le nombre de voix pour, le nombre de voix contre et les abstentions ; il est également possible voire recommandé de mentionner le type de scrutin (à bulletin secret, à main levée, ou autre)
• les décisions adoptées par les membres du comité

 

Les délais de transmission du PV

Là, la loi est plus stricte. Depuis l’entrée en vigueur de la loi Rebsamen le 1^er juillet 2016, c’est l’article L2325-20 du Code du travail qui encadre le délai de transmission du PV à l’employeur. Pour cela, il prévoit deux possibilités :

1. le délai est fixé par un accord conclu entre l’employeur et les syndicats représentatifs, ou entre l’employeur et le comité d’entreprise en l’absence de syndicats ;
2. à défaut d’accord, le délai est fixé par décret (décret 2016-453 du 12 avril 2016, article D2325-3-1) :
   1. à 15 jours dans le cas général, ou avant la réunion suivante si celle-ci a lieu dans moins de 15 jours
   2. à 3 jours en cas de licenciement économique avec plan de sauvegarde de l’emploi (PSE), ou avant la réunion suivante si celle-ci a lieu dans moins de 3 jours
   3. à 1 jour en cas de redressement ou de liquidation judiciaire

 

La diffusion des procès-verbaux de CE

Le PV ne pourra être diffusé par le secrétaire du comité qu’après son adoption par le CE.

« Le procès-verbal des réunions du comité d’entreprise peut, après avoir été adopté, être affiché ou diffusé dans l’entreprise par le secrétaire du comité, selon des modalités précisées par le règlement intérieur du comité. » – Article L2325-21

C’est pourquoi il est important de pouvoir rédiger et mettre en page son PV le plus efficacement possible. Ce qui permettra une diffusion rapide en interne et un dialogue social facilité.

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